terkadang memang ada beberapa hal dalam hidup yang susah dituliskan, yang bahkan kita tak mau lagi untuk sekedar mengingatnya. butuh waktu untuk menenangkan diri, hati, dan pikiran untuk menuangkannya dalam bentuk tulisan dan akan menjadi pembelajaran di suatu hari nanti..

kisah ini tentang 16 mahasiswa ilmu komunikasi semester lima dan tujuh. mahasiswa-mahasiswa ini berada pada satu kelompok yang bernama popcorn Organizer dan tengah mengambil mata kuliah perencanaan event dalam proses belajarnya. perencanaan event, bukan mata kuliah wajib, namun entah mengapa mereka memilih mata kuliah ini, begitupun dengan saya.

berawal dari undian..kami ber-16 akhirnya mau tak mau harus bekerja sama untuk menciptakan sebuah event yang memang itulah tugas akhir kami dalam mata kuliah ini, kami harus mengeksekusi sebuah event sebagai syarat untuk lulus dalam mata kuliah ini. sebisa mungkin event yang mendatangkan banyak effort dari kami semua, event yang menuntut kami untuk bisa bekerja sama dengan segala kalangan, dan event yang pada akhirnya menggerakkan para awak media untuk meliputnya, dan dengan itu kami berharap nilai A pada mata kuliah perencanaan event ini.


event bertajuk Suravation (Surabaya Heritage Innovation) yang kami helat berawal dari pemikiran kami semua yang ingin menyuguhkan budaya tradisional dalam tampilan yang populer, atau disini kami ingin sekali memadukan antara budaya timur dengan budaya barat (when east meet west). saya akui, dan bahkan banyak pihak yang mengakui jika konsep yang kami punya sungguh luar biasa, namun siapa yang tahu bagaimana prakteknya?

saya pun dipercaya menjadi bendahara dan koordinator pendanaan atau sponsorship dalam event ini, hal ini juga terkait pengalaman saya dalam sie tersebut dalam beberapa event sebelumnya. ini memang bukan event pertama saya, namun dari awal saya sudah merasa jika nantinya ini event yang paling berkesan dan paling besar yang pernah saya tangani, dengan jumlah panitia yang tak banyak, dan juga lebih banyak jumlah wanitanya.

awal November (H-1,5 bulan) saya sudah turun lapangan, jungkir balik dijalanan demi mendapat sponsor, yang nyatanya hal itu (sangat) tidak mudah. kenapa? sepengalaman saya, rata-rata perusahaan mau mempertimbangkan proposal yang masuk itu H-3 bulan. dan alasan krusial lainnya adalah event kami akan dihelat pada tanggal 22 Desember, itu sudah sangat mendekati akhir tahun dan awal tahun, yang mana banyak saingan event-event natal dan tahun baru lainnya. dan juga perusahaan-perusahaan yang harus mengeluarkan uang untuk kegiatan CSR selama satu tahun telah menghabiskan anggarannya pada bulan November itu.

tak kurang-kurang, saya mengajukan 20 proposal sponsor pada 20 tempat yang berbeda. proposal sponsor pertama saya ajukan pada pemerintah kota Surabaya, yang mana saya berharap mereka mau mempertimbangkan untuk memberi bantuan dana pada event dengan tema budaya ini, yang tujuannya jelas untuk mengangkat budaya Surabaya yang telah perlahan dilupakan masyarakatnya.

rabu, 7 November kala itu..saya masih mengingatnya. dan setelah itu, setiap satu minggu sekali saya rajin mengkonfirmasi melalui telepon atau bahkan langsung mendatangi kantor pemkot Surabaya. hingga pada selasa, 11 Desember (H-11) mereka memberitahukan jika proposal yang saya ajukan hilang, tanpa meminta maaf dan tanpa memberitahu alasan detailnya. demi apa dua hari setelahnya saya kembali kesana, memasukkan proposal lagi sekaligus dengan surat ijin publikasinya. dan hingga detik ini saya menuliskan curhatan ini, saya tak sekalipun mendengar kabarnya.

finally, event ini hanya mendapat beberapa sponsor, yaitu SIER yang memberi suntikan dana sebesar Rp 500.000,00, PTPN X memberi Rp 2.000.000,00, Bank Bukopin dengan bantuan sebesar Rp 1.000.000,00, dan terakhir ada Prima Graphia (digital printing) yang memberi diskon dengan harga member ketika kami mencetak materi promosi untuk keperluan publikasi. coca cola juga menyumbang tenda untuk stand kuliner, game untuk memeriahkan acara kami, dan juga bis stage yang akhirnya kami batalkan. fakultas juga memberikan dan sebesar Rp 850.000,00 untuk praktek kuliah lapangan kami ini. dana ini masih ditambah dengan iuran masing-masing anak senilai Rp 50.000,00.

total anggaran dana yang kami butuhkan adalah sekitar 12 juta rupiah, dari suntikan dana yang kami dapat di atas itu hanya sekitar 5 juta saja. lalu sisanya? kami sudah berusaha mengamen demi mencukupi anggaran dana tersebut, nyatanya? kami hanya mengamen satu kali yang mana hanya mendapat sekitar 300 ribu saja. lumayan, namun karena kesibukan kami PKL mata kuliah lainnya dan juga tugas yang semakin hari semakin menumpuk, kami hanya punya kesempatan satu kali. katakanlah kami mempunyai uang Rp 5.500.000,00 lalu separuhnya???

waktu hari-H kami masih kekurangan dana senilai 6.500.000..saya berharap ada hujan uang hari itu, yang nyatanya mana mungkin? terpaksa pagi itu saya selaku koor pendanaan dan juga bendahara memutuskan untuk mewajibkan tambahan iuran senilai Rp 400.000,00 untuk setiap panitia, total ada 16 panitia. mereka keberatan? jelas! saya sendiri juga keberatan. ini salah siapa? poinnya buka mencari siapa yang salah, terkait penipuan yang terjadi dalam event kami, disini pun kami telah meng-cancel beberapa acara demi mengurangi anggaran dana yang awalnya lebih dari 20 jutaan.

acara kami hari Sabtu tanggal 22 Desember lalu, dari pukul 13.00-23.00 diisi dengan adanya festival kuliner dan industri kreatif, parade band SMA di siang hari, dan juga parade band indie di malam harinya. acara yang kami batalkan? dance competition dan photography on the spot competition, dan satu lagi, best dresscode untuk pengunjung yang hadir.

anggaran dana membengkak di stage mewah nan spektakuler yang kami hadirkan. padahal sejatinya kami bekerja sama dengan coca cola dan mereka menyanggupi untuk memberi bis stage gratis, namun akhirnya kami membatalkan stage mereka dan kami menyewa stage dengan harga 5.200.000,00. demi apa?? demi kunto hartono! siapa dia? sejujurnya saya (sangat amat) malas kembali bercerita tentangnya. dia penipu, dia teman salah satu panitia di event ini. dia seorang drummer yang telah berhasil memecahkan rekor dunia lewat marathon drum nya selama 122 jam. dia berkata pada teman saya itu jika ia mau hadir sebagai bintang tamu dalam event kami ini secara GRATIS!!! dengan berjanji untuk membawa massa yang tentunya berguna untuk memeriahkan event kami, siapa yang tidak setuju dengan tawaran kerja sama seperti itu? nyatanya???

H-beberapa hari menuju tanggal 22 dia berkata jika dirinya memang gratis, namun mana mungkin ia menggebuk drum di atas panggung sendirian, ia membawa serta personil-personil band lainnya yang ternyata ia kembali mengatakan, "aku nggak usah dibayar nggak papa, tapi teman-temanku tolong dikasih 2 juta aja ya.."

 JANCUUKKKK....WHAT THE HELL..

Dan tahukah anda, teman saya dengan serta merta mengiyakannya..uang dari mana ha?? ini saya sudah jungkir balik dijalanan setiap hari, nyatanya cari duit itu SUSAH!!!

soal stage, kenapa kami tak jadi menggunakan milik coca cola?? kunto berkata jika drumnya berukuran besar (saya lupa berapa ukurannya) yang jelas tak akan cukup jika kami menggunakan bis stage coca cola, jadilah kami panitia menggunakan stage mewah seharga hampir 6 juta itu..dan betapa mirisnya ketika H-beberapa jam kunto gila itu berkata jika dia tak jadi membawa drumnya..alasannya??? mobilnya tidak cukup!!! alasan macam mana pula, mobil avanzanya tidak bisa dimasuki drum? nyatanya sedan kecil milik teman saya saja muat!!!

kami pun merasa dibodohi, diperalat, dan dimanfaatkan oleh drummer bajingan itu, dia menggunakan kami seolah-olah sebagai EO nya, kaki tangannya untuk kembali membranding dirinya, bandnya, mengangkat namanya dan memeperkenalkannya yang nyatanya TIDAK TERKENAL itu di masyarakat. event hancur karena dia, bahkan nyatanya dia tak membawa massa malam itu. dana membengkak juga karena dia, membawa band kurang ajar itu, dan stagenya :'

selesai event, rapat evaluasi, dan satu per satu dari kami menitikkan air mata :'

untuk menuliskannya disini pun saya butuh waktu tiga hari, selama tiga hari ini juga saya tak mau melihat banyak uang, masih trauma :'

selesai rehat satu minggu ini, saya dan teman-teman berjanji untuk mengembalikan uang 400 dari masing-masing kami itu. lewat mengamen, menjual botol, kertas, dan pakaian bekas. walaupun tak mungkin kami mengembalikan semuanya sebanyak 400 ribu itu, setidaknya kami mau berusaha bersama-sama :'